Mover una empresa implica un cambio significativo tanto para el empleador como para los empleados. Una buena organización y una comunicación efectiva son clave para asegurar que este proceso se lleve a cabo en las mejores condiciones posibles.
Para ayudarte a trasladar sus oficinas sin complicaciones, aquí tienes cinco consejos prácticos que te serán de gran utilidad.
PIENSA EN LAS COSAS QUE DEBES HACER
Mudarse de lugar de trabajo puede ser una fuente de estrés, pero una buena organización anticipada puede ayudarte a evitar sentirte abrumado. Tener una visión clara y eficaz es esencial, ya que una buena planificación te permitirá saber si el traslado de las oficinas de la empresa está dentro del plazo previsto o si hay algún retraso.
Para una mudanza de negocios, es importante:
- Hacer un inventario de las tareas esenciales a realizar.
- Conocer los plazos y avisos que deben respetarse.
- Comunicar toda la información necesaria a los empleados.
La comunicación debe ser clara y eficaz. Así, cada empleado puede conocer el horario de la mudanza y ajustar su ritmo de trabajo en consecuencia. Si el alquiler se gestiona mediante un contrato de arrendamiento, recuerda notificar al arrendador con una carta certificada con acuse de recibo al menos seis meses antes de la fecha de la mudanza.
No olvides hacer un inventario de los elementos informáticos o electrónicos que estarán disponibles en el nuevo espacio de trabajo. Esto te ayudará a garantizar una transición suave y a evitar problemas técnicos una vez que te hayas mudado.
INFORMAR DEL CAMBIO DE LOCALIZACIÓN
Los trámites administrativos relacionados con el traslado de oficinas deben planificarse con antelación durante el proyecto de mudanza. Esto ayuda a evitar confusiones y molestias tanto para los clientes como para los proveedores.
Informa a tus clientes de la empresa. Es importante comunicar a tus clientes sobre el cambio. Puedes aprovechar para explicarles las razones detrás de esta decisión: expansión de la empresa, nueva ubicación, renovación de oficinas, entre otras.
También debes actualizar tu dirección postal para asegurarte de recibir el correo en tu nuevo espacio de trabajo sin problemas. Algunas oficinas tienen un encargado de recepción que se ocupa de recoger el correo para cada empresa.
Informa a tus proveedores de la empresa. Debes notificar a tus proveedores sobre la nueva dirección con la mayor rapidez posible. Hacerlo con anticipación evita sorpresas desagradables durante las entregas.
CONTRATA A UNA BUENA EMPRESA DE MUDANZAS
Elegir una empresa de mudanzas profesional asegura que el desmontaje y la manipulación del mobiliario de oficina se realicen de manera segura. Para optimizar los costos, es recomendable solicitar cotizaciones a diferentes empresas de mudanzas y así poder comparar precios.
Algunos puntos clave a considerar al comparar ofertas de mudanzas de oficinas incluyen:
- Cotización gratuita.
- Carga y descarga de muebles.
- Uso de elevadores para muebles.
- Embalaje y desembalaje de artículos frágiles.
- Suministro de cajas por parte de la empresa de mudanzas.
- Montaje de muebles.
Estos detalles son indicativos de un servicio de calidad. Además, es importante tener en cuenta que los precios pueden variar según los servicios ofrecidos, la distancia a recorrer, el volumen de mobiliario a transportar y el equipo profesional necesario para el traslado.
INVOLUCRA A LOS EQUIPOS EN LA PREPARACIÓN PARA EL TRASLADO DE LA EMPRESA
El cambio de entorno profesional debe ser visto de manera positiva por los equipos. Encontrar un nuevo lugar de trabajo que se ajuste mejor a las expectativas de los empleados suele contribuir a un mejor desempeño. Esto permite que todos disfruten de una oficina más agradable.
Por eso, es crucial preparar e involucrar a cada empleado en los próximos cambios. El jefe de ventas puede elaborar un cronograma con las tareas que deben realizar los equipos. Prepararse para la mudanza comercial implica empaquetar los artículos de la empresa en cajas de mudanza.
Antes de elegir una nueva ubicación, el empresario puede tomarse un tiempo para escuchar los comentarios de sus empleados sobre el lugar de trabajo actual. Se pueden identificar aspectos positivos y negativos para mejorar en las nuevas oficinas. Esta es una excelente manera de involucrar positivamente a los miembros de la empresa y asegurarse de que se sientan parte del proceso.
PREPARA EL NUEVO LOCAL DE LA OFICINA
Completar cada uno de estos pasos con cuidado ayuda a evitar conflictos entre el arrendador y el inquilino.
Antes de dejar definitivamente las antiguas oficinas, es crucial asegurarse de que cumplen con todas las obligaciones del contrato de arrendamiento comercial. La empresa arrendataria debe garantizar que el local quede en buenas condiciones. Esto implica reparar cualquier detalle dañado y realizar una limpieza a fondo una vez que se hayan retirado todos los muebles y elementos. Estas acciones facilitan el buen funcionamiento del inventario de salida de los inquilinos y previenen futuros conflictos.
Para los nuevos locales, es igualmente importante realizar un inventario de entradas para verificar que todos los elementos funcionan correctamente. Por ejemplo, asegúrate de que la impresora esté en buen estado antes de firmar el inventario. Además, es esencial discutir todos los detalles del alquiler con el arrendador antes de firmar el contrato. Esto incluye las condiciones de pago del alquiler, el aviso previo y las condiciones de terminación del contrato. Esta comunicación clara y detallada ayuda a evitar malentendidos y problemas en el futuro.
Fuente: www.alcalahoy.es
